Googleアカウント「なりすまし」を防止する2段階認証

twitterなどではアカウントが乗っ取られてしまったというニュースが未だに後を絶ちませんが、最悪、詐欺の片棒を担ぐ結果になる可能性もあります。

Googleアカウントはこうしたなりすましを防ぐために「2段階認証プロセス」を導入しています。通常のユーザー名とパスワードによる認証に加え、一時的な確認コード(Googleでは6桁数字)を使う。このコードは携帯電話、スマホに送信される。第三者はこのパスワードを盗み出せたとしてもこのコードを入手するのが不可能というシステムになっている。

2段階認証を有効化するにはログイン後にアカウント設定を開く→画面の指示にしたがって確認コードを取得→認証を完了させる

これで完了。

別のPCなどを使ってログインする際には、自動的に2段階認証が実行されるのでその都度送られる認証コードで認証を行うだけ。

2回目以降は通常の認証でログインできるようになる。

特にトラブルを経験したことがない人は煩わしくも感じるかもしれないが、ネットを利用する際のセキュリティはとても重要。

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メール送信時に注意する「親しき仲にも礼儀あり」

一般的には、パソコンからのメールよりも、携帯メールの方を頻繁に利用されている人が多いはず。携帯メールは長文が打ちにくい環境であることに加えて、パーソナルな情報のやり取りとして利用されることが多いので、文面が多少ぶっきらぼうでも、相手に用件は問題なく伝えることができます。

しかし、携帯メールの対応に慣れてしまうと、ビジネス上でのメール対応にも悪影響を及ぼすことがあります。たとえば取引先から次のようなメールをパソコンで受信したとしましょう。おそらく、この取引先はいつもの携帯メールの勢いで、パソコンからこちらにメールを出してしまったのだと思います。自分の名前を名乗らず、さらに文面が友達口調。顔文字まで入ってしまうと「私は礼儀を知らない人ですよ」と宣言しているようなメールになってしまいます。このようにメールは仕事上での取引に大きな影響を及ぼします。

誰だって礼儀の知らない人とは仕事をしたくはありません。このようなフランクでなれなれしいメールを書く人が、まともな仕事などできるはずがない…そう思われても仕方がありません。では、どのように書き直せば、「この人と仕事がしたい」と思われるメールになるのでしょうか?

まず、当たり前のことから言いますが、メールでのやり取りでは、必ず文頭で名前を名乗るようにしましょゝつ。どんなに親しい間柄でも、名前を名乗ってから本題に入るのと、名前を名乗らずに本題に入るのとでは、読み始めの印象がまったく違います。「仕事上の礼儀は言葉遣いまで」そう理解している人もいると思いますが、メールでの文章こそ、礼儀を守らないと記録として残るものなので、もっとも注意を払わなくてはいけないコミュニケーションツールなのです。

また、相手がメールを読んでいる環境というのは、あなたがメールを読む環境とはまったく違うことも意識するようにしましょう。メールは時間や場所を選ばない分、文面の受け止め方も感じ方も、あなたが想像している以上に個人差があります。極端な話、「常に相手は不愉快な気持ちでメールを読んでいる」という意識で、メールはやり取りしなくてはいけません。ベストな環境で読み続けているとは限らないので、どんなに親しい取引先でも、必ずメールの冒頭では最低限の礼儀である「名前」を名乗ることを心がけましょう。

先ほどの事例で挙げたメールも、名前を最初に入れるだけで雰囲気はガラリと変わってきます。次に文章の修正です。ビジネス用メールの書き方で注意をしなくてはいけないことは、「言葉遣い」よりも「丁寧に書く」という心構えです。自分が目上の人に話す言葉よりも、丁寧な文章でメールを書くようにしましょう。そのくらいの心配りと言葉遣いが文章になるとちょうど良いぐらいになります。先述したように、メールを受け取る側の環境や心境は千差万別ですから、できるだけ丁寧な文面を書いて自分の評価にマイナスになるリスクは減らしていきましょう。

事例のメールの文章を書きなおすと上のようになります。最後に修正しなくてはいけないポイントは、メールの文末に署名を入れることです。メールソフトの「署名」にデータを入力し、送信するメールには必ず署名が入るようにセッティングしておきましょう。署名があることで相手との連絡が取りやすくなり、スムーズに商談が進む要因になります

。署名を入れることで、メール全体のレイアウトも引き締まりますし、メールがプリントアウトされた場合でも、連絡が取れなくなってしまうようなことがなくなります。このようにビジネス用のメール文章は、携帯メールでのパーソナルな情報のやり取りをすることとは違い、細かな気配りと「この人は礼儀正しい」と思わせる演出が必要になってくるのです。

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面倒くさい乗り換え案内もGoogleを使えば一発検索

電車で出かける際、インターネット上の路線検索サイトを利用するが一般的です。路線検索サイトは最新の時刻表に基づいて、最短経路を調べることができたり、運賃がわかったりととても便利なサービスで、ヤフーやGoogleなどのポータルサイトをはじめ、路線検索専用サイトなど数々のサイトで提供されています。ふだんあまりパソコンを使わないという方も、この機能は活用されていることでしょう。

東京に住んでいて東北のひなびた温泉に行こうと思ったとき、路線検索サイトを使わなければ、自宅そばに駅がある地下鉄の時間を調べ、1 R の分厚い時刻表でちょうどいい時間の新幹線を探し、さらにその先のローカル線も… … などという手間が必要になるのですから。グーグルには路線検索専門のメニューはありませんが、キーワード入力欄を使って路線検索することが可能です。

わざわざ路線検索サイトを開いて乗車駅・下車駅を個別に入力するという手間なしに、キーワード入力欄に一括入力するだけで路線検索ができます。おそらく、使い慣れればこちらのほうが便利だと感じることでしょう。

試しに検索してみましょう。グーグルトップページのキーワード入力桶に「乗り換え」「乗車駅」「下車駅」をそれぞれスペースで区切って入力します。

たとえば「乗り換え品川修善寺」と入れます。あるいは「乗車駅から下車駅」と入力、つまり「品川から修善寺」と入力します。そして「Google検索」ボタンをクリックするかENTERキーを押すと、検索結果一覧が表示され、最上部に電車のアイコンで路線検索サイトへのリンクが表示されます。
ここから、「駅前探険倶楽部」と「えきから時刻表」の好きなほうを選ぶことができます。どちらかのリンクをクリックすると路線検索サイトが表示されます。すでに乗車駅・下車駅が指定された状態になっているので、あとは「検索」ボタンをクリックするだけで路線検索結果が表示されます。検索結果をプリントアウトしてもいいのですが、「駅前探険倶楽部」の検索結果ページはテキスト表示に切り替えることができるので、そのままコピーして自分の携帯電話にメールで送信して持ち歩けます。自分以外の人の携帯電話にも知らせることができるわけです。「えきから時刻表」は、ぐるなびが運営しているサイトですので、経由の各駅にあるおいしいお店の情報がすぐに引き出せます。

Googleは検索便利ですがGmailはさらに一度使ったら手放せません。Gmailの便利な使い方はこちら

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頻度の高い設定はGoogleに覚えさせてしまう

AND検索やOR検索、フレーズ検索など、工夫してキーワードを入力することで検索結果を放り込むことができますが、これらの人力方法を常に覚えておくのは難しいという人もいるかもしれません。
Googleには「検索オプション」というページがあり、この画面内では検索のタイプを細かく選択しながら検索することができます。トップページの入力桶右にある「検索オプション」をクリックして表示されたページでは、入力方法を覚えていなくても画面の各項目を設定していくことで同様の検索結果を得ることができます。そのほかにもページ鮮度の範囲や利用の権利を設定するなど、検索条件を細かに設定することができます。

Googleを使いやすくするために表示設定を変更してみましょう。トップページ入力欄右の「表示設定」をクリックすると、グーグルのボタンなどに表示される言語や検索対象の言語を設定できます。検索結果の表示も、100件までの範囲で変更が可能です。検索結果のページ送りがおっくうな人は、ここで1 ページに表示される件数を増やしておくといいでしょう。設定を変更した後は「保存」ボタンをクリックして終了します。

世界中の情報を簡単に集めることができるのがインターネットの特徴ですが、各国の言語を知らなければその長所を生かしきれません。Googleが備える言語をサポートする機能「言語ツール」を使えば、世界各国のサイトをストレスなく閲覧することができます。トップページ入力欄右の「言語ツール」をクリックします。表示されたページでは検索対象の言語を選択したり、各国のGoogleサイトヘジャンプすることができます。また翻訳機能も充実しています。「テキスト翻訳」で調べたい外国語の単語・文章を入力し、翻訳のタイプを選んでから「翻訳」ボタンをクリックすると、翻訳結果が表示されます。
さらに、「ウェブページを翻訳する」に興味がある外国語サイトのURLを入力し、翻訳のタイプを選んでから「翻訳」をクリックすれば、翻訳後のページも表示されます。日本語ページが用意されていないサイトも快適に閲覧できるでしょゝつ。

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Google版のWord&Excel

今やビジネスの現場では欠かすことのできないワープロや表計算ソフトがWordやExcel。 それを、Gmailは同じくブラウザ上に再現してしまったのが、「Google Docs&Spreadsheets 」。これもすべて利用は無料。利用に必要なのものはGoogleアカウントだけ。
「Google Docs&Spreadsheets 」は、Word やExcelドキュメントを自由にブラウザ上で閲覧、作成できるだけでなく、作成した文書はやはりGmailと同じく、Googleのサーバに保存しておくことができる( 1 ファイル500kb まで)。保存されたドキュメントは、各所のログインしたパソコンから参照、編集できるのはもちろん、非公開とせず、特定の相手とだけ公開し合うといったことが可能。
また、書いたその場で「Blogger」に更新しているブログにも投稿できる。

また、以前に作成したWordやExcelドキュメント、テキストファイルなどを、ハーげィスクからアップロードして、「Google Docs&Spreadsheets 」で加筆訂正といった編集も可能。
頼もしいことに書式の体裁や文字の装飾なども、できることは大変豊富だ0完全なるオンラインワープロソフト、表計算ソフトとして信頼して良いだろう。
利用する前に、タイムゾーンを設定しよう。「設定」にあたる[Settings]をクリックし、「Your csrrent time zone:」から[Tok yo ]を選択する(日本の場合)。メニューなどインターフェイスの表示は今のところすべて英語となってしまうが、日本語のドキュメントは問畏なく作成できる。普段からGmailを利用しているユーザーであれば、同じスタイルのレイアウトにつまずくことはほとんど無いだろう。

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Googleカタログをつかってめずらし家具を検索

部屋の模様替えをしようと思ってお店を回っても、なかなか好みの家具が見つからないし、人と同じものではつまらない、といった悩みなら「グーグルカタログ」で解決しよう。ここには、海外のさまざまな製品の膨大なカタログが、カテゴリーごとに分類・登録されでいる。「グーグルカタログ」のページを開き、日本語は使えないので「Chairなどの英単語を入力して検索。すると、検索結果にあらゆる椅子のカタログページが画像付きでズラリと表示される。検索結果をクリックすると、カタログページが拡大表示され、詳細な内容を確認できる。また、そのカタログを出しているショップのリンクも表示されるので、直接ジャンプすることも可能。
気に入ったものが見つかったら、そのカタログを出しているサイトヘジャンプし、通販で購入すればよい。なお、トップページで「Advanced Catalog Search」をクリックすると、キーワードのオプションやカテゴリーなどの詳細な条件を指定しての検索も可能だ。

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少し前に検索したキーワードをまた検索したい

人問の記憶というのは頼りないもので、「あの映画を見よう!」「あそこに行こう⊥ と思っていても、数日したらそれをバッタリ忘れてしまっていたりする。
それでいて、不思議なことに「見ようと思っていた映画があった」「行こうと思っていた場所があった」ということ自体は覚えていて、もどかしい思いをするものだ。
Googleは、こんなときにまで役に立ってくれる。あらかじめ「グーグルアカウント」を取得しておき、ログインした状態で検索をしていると、入力した検索キーワードすべてを、検索した日時まで含めて記録しておいてくれるのだ。
そのため、たとえば「たしか先週末に見ようと思って調べたんだった」ということさえわかれば、先週末の検索履歴を調べてみればいい。すると、そのとき入力した検索キーワードから、「なにを見ようとしていたか」がズバリわかるわけである。

Googleトップページ右上にある「検索履歴」をクリックすると、日付ごとの検索履歴が表示される。検索履歴が複数ページにわたるときは、画面下部の「次へ」をクリックして表示していける。

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